Quản lý ngân sách marketing

Phân loại chi phí

Để thống nhất trong việc quản lý chi phí marketing, các khoản chi tiêu sẽ được phân loại như sau:

Định khoản

Chi phí marketing được định khoản trong 2 tài khoản sau:

• Tài khoản 641 - Chi phí bán hàng (chủ yếu) - các chi phí liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh.
• Tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp - các chi phí của công ty không trực tiếp đến hoạt động kinh doanh.

Nguyên tắc

• Việc định khoản sẽ dựa vào bản chất của khoản chi mà không phụ thuộc vào đơn vị đề nghị (ví dụ phòng NCPT đề nghị chi nhưng bản chất là chi phí bán hàng thì vẫn ghi vào tài khoản 641).
• Thời điểm ghi khoản chi căn cứ vào thời điểm phát sinh chi phí (hoặc chứng từ) không căn cứu vào thời điểm chi (ví dụ quảng cáo tháng 5 nhưng chi tiền tháng 6 thì vẫn tính khoản chi cho tháng 5).
• Số liệu trong các báo cáo phải là số trước thuế.
• Đối với các khoản chi tiền mặt, bắt buộc TGĐ phải duyệt khoản chi trước khi soạn phiếu đề nghị thanh toán. Đối với đề nghị chuyển khoản thì không yêu cầu bắt buộc.

WARNING

Việc nhập kho và xuất ngay cho phòng QTM để ghi nhận chi phí theo thời gian mong muốn không được cơ quan thuế chấp nhận. Do đó, gimmick khi mua vào phải nhập kho rồi xuất ra cho khách hàng, đối tác khi có nhu cầu sử dụng. Thời điểm ghi nhận chi phí theo thời gian xuất kho.

Phân nhóm

Danh sách nhóm

• P10 Bao bì
• P12 Thiết bị, dụng cụ làm việc
• P14 Đồng phục nhân viên
• P16 Văn phòng phẩm
• P20 Thông tin liên lạc
• P21 In ấn
• P29 Hội chợ, triễn lãm
• P27 Quảng cáo
• P31 Nghiên cứu, mở rộng thị trường
• P32 Thương hiệu
• P33 Tiếp khách
• P40 Nhượng quyền
• P42 Công tác phí
• P45 Phụ cấp nhân viên
• P48 Đăng ký, thẩm định, kiểm nghiệm thuốc
• P58 Tài trợ khác
• P68 Phí, lệ phí hiệp hội
• P84 Cho, biếu tặng
• P86 Chi phí đối ngoại
• P87 CP trưng bày, giới thiệu sản phẩm, mẫu
• P89 Sở hữu công nghiệp

Chi tiết nhóm

• P10 Bao bì
  • Bao bì đóng gói bán hàng online
• P12 Thiết bị, dụng cụ làm việc
  • Thiết bị quay phim, chụp hình
  • Thiết bị lưu trữ
  • Thiết bị phục vụ bán hàng online (điện thoại...)
  • Các thiết bị phục vụ đóng hàng (máy hút chân không...)
• P14 Đồng phục nhân viên
  • Đồng phục TDV, giao nhận (chỉ bao gồm nhân viên trực tiếp bán hàng)
• P16 Văn phòng phẩm
  • Văn phòng phẩm khoán (các loại VPP thường nhật)
  • Văn phòng phẩm không khoán (các loại VPP phát sinh theo thời điểm hoặc sự vụ)
• P20 Thông tin liên lạc
  • Cước điện thoại bán hàng online
• P21 Sách, báo, tài liệu, dịch thuật, photo, in ấn
  • In ấn trang trí xe
  • In tờ rơi, brochure, backdrop, bandrone, phướn
  • In túi giấy, túi nilon
  • In lịch
  • In phiếu mua hàng
  • In sách, báo, tài liệu, dịch thuật, công chứng
  • Xuất bản cẩm nang
  • Đóng cuốn hồ sơ thầu
  • In decal hộp demo
• P27 Quảng cáo
  • Quảng cáo in ấn (sách, báo, tạp chí)
  • Quảng cáo TVC
  • Quảng cáo Radio
  • Quảng cáo digital
  • Quảng cáo OOH (billboard, building, transport, frame...)
  • Merchaindaising
  • Activation
  • Sản xuất tư liệu quảng cáo (làm phim, biên tập, thiết kế...)
  • Đăng ký quảng cáo (các bài viết PR cho thương hiệu và nhãn hiệu sẽ được xem như là quảng cáo)

WARNING

Chi phí tài trợ quảng bá giải thưởng cần thống nhất ghi vào khoản mục nào với kế toán.

• P29 Hội chợ, triễn lãm
  • Hội chợ (HVNCLC...)
  • Triễn lãm (VietnamExpo, Medipharm, FoodExpo...)
  • Hội nghị khách hàng
  • Hội thảo chuyên đề do OPC tự tổ chức
  • Tham quan nhà máy (bao gồm phụ cấp nhân viên, in ấn, vận chuyên dành riêng cho sự kiện đó)
• P31 Nghiên cứu, mở rộng thị trường
  • Thuê ngoài dịch vụ nghiên cứu thị trường
  • Mua số liệu thị trường (bao gồm bản tin ngoại thương)
  • Phụ cấp nhân viên đi ngiên cứu, khảo sát thị trường
  • Đoàn công tác của lãnh đạo đi nghiên cứu thị trường mới
• P32 Thương hiệu
  • Phí xét duyệt thương hiệu, giải thưởng
  • Phí tài trợ thương hiệu, giải thưởng
  • Chi phí cho các hoạt động branding khác
  • Phụ cấp viết bài cho website
• P33 Tiếp khách
  • Ăn uống có hóa đơn
• P40 Nhượng quyền
  • Nhượng quyền khai thác thương hiệu
• P42 Công tác phí
  • Di chuyển (taxi, máy bay, bus) đi công tác
  • Ngủ nghỉ đi công tác
  • Ăn uống đi công tác
• P45 Phụ cấp nhân viên
  • Phụ cấp model chụp hình
• P48 Đăng ký, thẩm định, kiểm nghiệm thuốc
  • Phí kê khai giá thuốc
  • Phí công bố quảng cáo
• P58 Tài trợ khác
  • Tài trợ hội nghị khoa học kỹ thuật, hội thảo khoa học
  • Tài trợ thể thao
  • Tài trợ văn nghệ
  • Tài trợ giáo dục (học bổng)
  • Tài trợ y tế
• P68 Phí, lệ phí hiệp hội
  • Phí hội viên BSA
  • Phí hiệp hội doanh nghiệp
• P84 Cho, biếu tặng
  • Tặng hàng hóa cho khách hàng không thu tiền
• P86 Chi phí đối ngoại
  • Chi phí đối ngoại có bảng kê
  • Chi phí tour cho khách ETC (nếu du lịch không kết hợp hội thảo)

TIP

Vì lý do nhạy cảm nên không ghi cụ thể người thụ hưởng trong Giấy đề nghị thanh toán và Phiếu chi. Có thể liệt kê danh sách trong một bảng kê riêng để dễ dàng tách ra khi kiểm tra.

• P87 CP trưng bày, giới thiệu sản phẩm, mẫu
  • Trưng bày tại điểm bán
  • Mua hàng mẫu
• P89 Sở hữu công nghiệp
  • Tra cứu
  • Đăng ký nhãn hiệu hàng hóa
  • Gia hạn nhãn hiệu hàng hóa
  • Đăng ký bản quyền tác giả
  • Tranh chấp sở hữu trí tuệ

Hướng dẫn phân nhóm

Trong 1 đề nghị thanh toán bao gồm nhiều khoản chi (có thể khác nhóm) thì có thể ghi theo nhóm của khoản chi quan trọng nhất, đúng với bản chất của khoản chi mà không cần tách nhóm để dễ quản lý hơn:

• Tiền phụ cấp nhân viên trong hội chợ có thể gộp chung và ghi vào nhóm "Hội chợ, triễn lãm"
• In ấn phục vụ triễn lãm có thể ghi gộp chung vào nhóm "Hội chợ, triễn lãm"

Các trường hợp dễ nhầm lẫn trong việc phân nhóm
Taxi đi hội nghị: nếu hội nghị đó OPC tài trợ thì ghi vào nhóm "Tài trợ", nếu không thì ghi vào "Công tác phí" Thiệp, thư mời cho một sự kiện nào đó sẽ được ghi chung nhóm với sự kiện đó mà không ghi vào mực in ấn.

Mua gimmick: tùy vào mục đích chủ yếu của gimmick mà định khoản phù hợp. Nếu mua để phục vụ khuyến mãi để hoạch toán vào khuyến mãi, nếu mua để phục vụ hội nghị, hội thảo (hoặc các chương trình chăm sóc không phát sinh doanh thu) thì hoạch toán vào chi phí cho biếu tặng.

Xác định tài khoản
Mua thuốc mẫu nếu có gửi mẫu cho phòng NCTP thì không hoạch toán vào tài khoản "Chi phí bán hàng" mà định khoản "Chi phí nghiên cứu".

Tiếp khách, đối ngoại không có chứng từ sẽ là chi phí không hợp lệ và bị loại khỏi tài khoản 641.

Xem tiếp: chi phí hợp lý, hợp lệ