Viking

# Event introduction

Hướng dẫn tổ chức các sự kiện marketing phục vụ cho bán hàng, không áp dụng đối với các sự kiện nội bộ.

# Hoạch định

Mỗi năm phải lập kế hoạch các sự kiện trong năm. Mỗi sự kiện phải xây dựng kế hoạch triển khai, trong đó có phân công rõ vai trò và trách nhiệm của từng thành viên.
Trước khi triển khai phải tổ chức cuộc họp nhắc lại công việc của từng người xem thử từng thành viên đã hiểu rõ công việc chưa. Phải nhấn mạnh một số mốc thời gian quan trọng để tránh hiện tượng "quên".
Người chịu trách nhiệm chính phải kiểm tra tiến độ tối thiểu 2 lần trước khi đến deadline.
Nếu có thể nên lập taskList để theo dõi tiến độ thực hiện.

Hướng dẫn lập kế hoạch

# Triển khai

Xem các quy định cần tuân thủ Rule

# Giao nhận hàng hóa

Trước khi gửi hàng cần thực hiện 3 kiểm tra 3 đối chiếu (tên hàng, số lượng, chất lượng hàng hóa, tên người nhận, bộ phận, sđt, địa chỉ).
Nếu gửi hàng theo yêu cầu miệng của người khác thì cần phải xác nhận lại thông tin ít nhất là 1 lần với người yêu cầu.
Gửi hàng phải tuân thủ theo quy định thời gian gửi hàng đính kèm.
Phải thông báo trước cho người nhận.
Phải yêu cầu người nhận kiểm hàng ngay khi nhận được và phản hồi nếu có nhầm lẫn.
Lập checklist mỗi khi vận chuyển hàng hóa, nếu check nhiều lần thì tương ứng bấy nhiêu cột.

# Đón tiếp

Check in là thủ tục bắt buộc với tất cả các sự kiện. Danh sách khách tham dự phải gửi về QTM lưu hồ sơ.
Kiểm soát quà tặng
Sau khi kết thúc sự kiện phải kiểm tra quà tặng còn tồn. Chốt danh sách trước khi vận chuyển về kho và giao danh sách cho thủ kho kiểm lại 1 lần nữa.

# Bán hàng

Nếu có bán hàng thì CN phải chuẩn bị: tiền lẻ, túi nilon, hàng bán, bảng giá, bảng thông tin chương trình bán hàng. Trưng bày hàng hóa

# Báo cáo

Mẫu báo cáo đính kèm. Mẫu báo cáo của Chi nhánh Mẫu báo cáo của phòng QTM

  • Nội dung báo cáo phải đầy đủ các mục có đánh số. Nếu mục nào không có nội dung thì bỏ trống nhưng vẫn giữ lại đề mục.
  • Các ý (gạch đầu dòng) nào không phù hợp với hội nghị/hội thảo đang báo cáo thì bỏ đi để văn bản trình bày đẹp hơn.
  • Có thể bổ sung thêm các ý (gạch đầu dòng) chưa có trong mẫu báo cáo với mục đích cung cấp nhiều thông tin hơn (hoặc làm rõ nội dung hơn).

WARNING

Ngay sau khi ký duyệt báo cáo, cần kiểm tra và hoàn thiện tất cả các thủ tục liên quan của hội nghị/hội thảo, bao gồm:

  1. Xuất kho quà khuyến mãi.
  2. Xuất hóa đơn quà khuyến mãi.
  3. Xuất hóa đơn bán hàng.

TIP

  • Chỉ báo cáo các sự kiện OPC tham gia trưng bày, hoặc có bài giới thiệu sản phẩm.
  • Trường hợp chỉ tài trợ tiền (hoặc hiện vật) thì được miễn báo cáo.

# Chi phí

  • Chi phí: bao gồm tất cả các chi phí cấu thành của sự kiện. Bao gồm: chi phí khuyến mãi (khuyến mãi giảm giá và quà khuyến mãi), chi phí phụ cấp, chi phí thuê ngoài, chi phí thuê gian hàng, chi phí in ấn, chi phí di chuyển và các chi phí khác.
    Nên liệt kê các chi phí cần thành toán vào 1 bảng kê chi tiết để phục vụ mục đích thanh toán chi phí. Trong đó, bao gồm các sheet Bảng kê chứng từ, Bảng kê phụ cấp, Bảng kê doanh thu, Bảng kê bán hàng.

Download mẫu bảng kê

  • Vì công ty đã tính chi phí ăn uống bao gồm trong phụ cấp. Do đó, không liệt kê chi phí ăn uống vào phần chi phí event. Thay vào đó, có thể tìm nguồn ngân sách khác để thanh toán (quỹ phòng chẳng hạn).
  • Các chi phí liên quan đến sản phẩm OPC sản xuất (sản phẩm tặng, sản phẩm khuyến mãi) lấy giá nguyên (có thuế VAT).
  • Chi phí khuyến mãi lấy giá sau thuế.
  • Các chi phí liên quan đến quà gimmick, lấy giá mua vào (có thuế VAT)
  • Tất cả khoản chi nên có hóa đơn đỏ (nếu được).

# Chấm công

# Chấm phụ cấp

  • Nhân viên phòng QTM (và ĐPBH) mỗi 8 giờ làm việc phục vụ hội nghị/hội thảo sẽ được chấm phụ cấp XXX đồng/8 giờ, các phòng ban khác được chấm yyy đồng/8 giờ. Trường hợp không làm đủ 8 giờ thì sẽ chấm theo tỷ lệ tương ứng. Nếu thời gian làm việc ngoài giờ quy định của công ty thì bên cạnh phụ cấp sẽ được chấm công làm ngoài giờ (xem phần chấm công bên dưới).

Tham khảo quy chế chi tiêu nội bộ

  • Phụ cấp đã bao gồm tiền ăn nên không chấm cơm.
  • Đối với một số công việc nặng nhọc làm trong giờ làm việc thì vẫn có thể chấm phụ cấp nhưng cần có sự phê duyệt của quản lý.

WARNING

Trưởng phó chỉ chấm phụ cấp khi làm việc thực sự (trực giống như nhân viên, còn chỉ đạo thì không chấm).

# Chấm công

  • Các cá nhân lãnh lương khoán (TDV, Supervisor) làm bao nhiêu chấm bấy nhiêu. Chi nhánh (hoặc các phòng ban khác) tự chấm theo mẫu, phòng QTM sẽ xác nhận thời gian rồi mới chuyển cho phòng HCQT.
  • Những người tính lương theo thời gian (phòng QTM, ĐPBH, bộ phận văn phòng của Chi nhánh) thì mặc định trong giờ làm việc đã tính rồi nên chỉ chấm thời gian làm ngoài giờ (nếu có).
  • Nếu làm ở bên ngoài thì không cần bảo vệ xác nhận thời gian.
  • Chấm thực tế theo thời gian làm việc, không làm tròn, không bù trừ, không ghi khống.
  • Nếu trong kế hoạch chưa ghi rõ nhiệm vụ thì phải ghi chú công việc chính của từng cá nhân trong sự kiện đó.

WARNING

Trưởng phó k chấm công làm ngoài giờ.

# Đo lường

Tùy theo sự kiện mà đo lường 1 (hoặc một vài) chỉ tiêu sau đây:

  • Số lượng người tiêu dùng tiếp cận
  • Số lượng chuyên gia tiếp cận
  • Số lượng lead (lấy được thông tin - Theo mẫu)
  • Điểm số hài lòng
  • Số ý kiến phản hồi
  • Số lượng hành động theo như CTA của sự kiện
  • Số lượng promotion code thu về

← Group present →