# Fair
Hiện tại, công ty chỉ tham gia hội chợ Hàng Việt Nam chất lượng cao (HVNCLC) nên hướng dẫn này tối ưu cho hội chợ HVNCLC, các hội chợ khác thực hiện tương tự.
# Responsible
# Phòng QTM
- Đăng ký tham gia với BTC,
- Thiết kế và dàn dựng gian hàng,
- Huấn luyện nhân viên thuê ngoài (nếu có),
- Tổ chức các hoạt động hoạt náo tại gian hàng,
- Tổ chức các hoạt động marketing tương hỗ với chương trình hội chợ,
- Báo cáo, phân tích, đánh giá hiệu quả sau chương trình.
# Phòng ĐPBH
- Vận chuyển hàng hóa đi và về,
- Hỗ trợ dàn dựng, tháo dỡ.
# Chi nhánh
- Chuẩn bị hàng bán, quà khuyến mãi,
- Bán hàng, thu tiền,
- Quản lý hàng hóa,
- Tuyển dụng nhân viên thời vụ (nếu có),
- Hỗ trợ dàn dựng, tháo dỡ.
Tham khảo một số hướng dẫn dành cho TDV
# Task list
# Trước 1 tháng
- Ký hợp đồng,
- Xây dựng kế hoạch thực hiện (mẫu tham khảo),
- Triển khai kế hoạch cho các đơn vị liên quan,
- Bốc thăm vị trí gian hàng,
- Thiết kế gian hàng,
- Chuẩn bị dụng cụ, vật liệu trang trí,
# Trước 1 tuần
- Thanh toán phí gian hàng (định khoản P29 Hội chợ, triển lãm),
- Lập dự trù hàng hóa CN,
- Tuyển dụng nhân sự thời vụ (nếu có) CN,
- Ban hành lịch trực chi tiết CN,
# Trước 1 ngày
- Dàn dựng theo thiết kế,
- Huấn luyện nhân viên thời vụ (nếu có),
- Sắp xếp, trưng bày hàng hóa,
# Ngày diễn ra hội chợ
- Kiểm hàng đầu ca trực CN,
- Bán hàng CN,
- Dự trù hàng ngày tiếp theo CN,
- Ký biên bản bàn giao cuối ca CN.
# Ngày kết thúc
- 19h - Thanh toán phí phát sinh (nếu có)
- 20h - Nhận giấy ra cổng
- 21h - Xe hàng rời khỏi hội chợ.
# Sau hội chợ
- Kiểm đếm chính xác hàng hóa CN,
- Nhập kho hàng tồn CN,
- Xuất hóa đơn CN,
- Báo cáo tổng kết trong vòng tối đa 7 ngày làm việc.
Để thuận tiện hơn trong việc quản lý công việc, task list đã được tạo sẵn trên một số phần mềm to do thông dụng như Todoist, Microsoft To Do, Google Task. Bạn cần tạo tài khoản để sử dụng các phần mêm này, không chỉnh sửa trực tiếp trên template mà duplicate list vào tài khoản của bạn.
# Situations
- Trường hợp mất hàng
- Trường hợp nhu cầu hàng hóa vượt ước tính
# Measure
Sử dụng các chỉ số sau để đo lường
- Oder - Số lượng đơn hàng
- Interested - Số lượng người quan tâm
- Reach - Số lượng người tiếp cận
- Mỗi khách tham quan đến gian hàng sẽ được nhận 1 vật phẩm. Vật phẩm này có giá trị thấp vừa với mục đích kiểm soát số lượng vừa có giá trị quảng bá sản phẩm. Một số vật phẩm gợi ý: tờ thông tin bệnh, thư mời hội thảo, voucher, coupon, flashcard...
- Nếu khách tham quan mua hàng thì sẽ không nhận được vật phẩm ở trên (thay vào đó được nhận quà khuyến mãi theo chương trình). Đồng thời ghi lại đơn hàng và thời điểm mua hàng.
- Mỗi khách tham quan đi ngang gian hàng sẽ được phát 01 tờ rơi giới thiệu sản phẩm. Số lượng tờ rơi phát ra sẽ được xem như là số khách hàng tiếp cận. Ngoài ra, có thể sử dụng các máy đếm tự động để đo lường số khách hàng tiếp cận.
# Evaluate
Một kỳ hội chợ thông thường phải đạt các chỉ số sau:
| Chỉ số | Cận dưới | Trung bình | Cận trên |
|---|---|---|---|
| Order | 600 | 1.200 | 2.400 |
| Interrested | 3.000 | 5.000 | 10.000 |
| Reach | 10.0000 | 20.000 | 40.000 |
Bên cạnh đó, hiệu quả chương trình còn được đánh giá thông qua một vài chỉ số tài chính.
- Đơn giá quảng bá = tổng chi / tổng số tiếp cận <= 5.000 đ.
- Cost per acquisition = tổng chi / tổng số khách hàng <= 100.000 đ.
- Hiểu quả đầu tư = tổng chi vs tổng doanh thu (trước VAT).
Trong đó, tổng chi là tất cả chi phí phát sinh của sự kiện (bao gồm cả chi phí khuyến mãi) nhưng không bao gồm giá vốn hàng bán. Trường hơp tổ chức các hoạt động tương hỗ với hội chợ thì tổng chi không bao gồm chi phí của hoạt động tương hỗ.
WARNING
Không so sánh hiệu quả giữa hội chợ có hoạt động tương hỗ và không có hoạt động tương hỗ vì không cùng nhóm.